BAB 4 MANAJEMEN UMUM

BAB 4 MANAJEMEN UMUM
• Pengertian Manajemen
• Latar Belakang Sejarah Manajemen
• Sekolah – sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pengarahan
• Pengkoordinasian
• Pengawasan











PENGERTIAN MANAJEMEN


• Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda – beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakarang keahlian masing – masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapaia tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing – masing kegiatan.

• Jenjang Manajemen
Perusahaan – perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administrative, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisor.
a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun – tahun. Manajemen punca ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan – keputusan penting tentang hal – hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b. Manajemen Madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemeen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan / atau manajer divisi.

c. Manajemen Operasional
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis – pertama” (first – line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.



LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua – benua lain.

• Gerakan Manajemen Ilmiah
Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pad asebuah pertambangan batu bara di Perancis. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik – teknik yang dapat meningkatkan produksi batu bara.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang ditertibkannya berjudul The Principles of Scientific Management.dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu
cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih
secara ilmiah
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan
menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dala perencanaan, persiapan dan pemeriksaan
pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis kariernya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakan beberapa eksperimen untuk menentukan standard kerja. Dalam salah satu eksperimennya, ia melatih seorang buruh pengambil bahan besi, yang dapat meningkatkaan beban tonase dari 12,5 ton menjadi 47,5 ton perhari.
Penelitian dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyata minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.

SEKOLAH – SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN
MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu (1) sekolah klasik, (2) sekolah perilaku, (3) sekolah ilmu manajemen, (4) analisis sistem, dan (5) manajemen berdasarkan hasil.

• Sekolah Klasik (Clasical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan – perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi – fungsi manajemen primer, yaitu perencaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Masing – masing fungsi tersebut dapat dibagi ke dalam sub – sub fungsi.

• Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations,atau behavioral sciences school of management, telah menjadi popular dalam tahun 1950-an. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti piskologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

• Sekolah Ilmu Manajemen (Managemen Science School)
Tidak seperti sekolah klasik, yang mengidentifikasi tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic. Model – model matematis digunakannn untuk menyelesaikan masalah – masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Jenis yang lain adalah hubungan matematis antara beberapa variable, deprogram untuk computer. Ilmu manajemeen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah – masalah bisnis.

• Analisis Sistem
Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah – masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama – sama.
System adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih baian – bagian indepenten yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah – masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian – bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

• Manajemen Hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objective / MBO) telah semakin popular. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain :
• Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
• MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
• Tujuan – tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua funsi – fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan ke mana kapal tersebut akan dibawa berlayar.
Fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi – fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat – sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

• Bentuk – bentuk Perencanaan
Seperti telah diuraikan di muka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk – bentuk sebagai berikut :

a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakaaan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan – tindakan untuk mencapaaai tujuaan.

c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketetapan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik – beratkaan pada suatu tindakan.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan – aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, ataupun dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yaitu : program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan – kegiatan dri masing – masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

• Kegunaan Perencanaan
Dibandingkan dengan fungsi – fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi – fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu mendatang
Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah – ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.

b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslaah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarakan perhatian kepada tujuan tersebut.

c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos – ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.


d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaa.

• Langkah – langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan.
Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya polla kerja (network) daripada kebijakan. Strategi, prosedur, aturan, anggaran dan program.

b. Menyusun Anggapan – anggapan (Premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan.
Anggapan – anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan yang berasal dari luar maupun anggapan yang berasal dri dalam; semuanya ii dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).

c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan; ada cara – cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara – cara yang sesuai saja.




d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif – alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Meskipun pada langkah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternatif yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat dipakai.
Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha – usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaraan tertentu. Jadi, di sini berlaku prinsip ekonomi.

e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan pernilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan – pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

f. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelima dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.

• Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelopokkan menjadi tiga golongan, yaitu :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
Perencanaan pembangunan dua puluh lima tahun di Indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang. Era pembangunan dua puluh lima tahun ersebut dapat dipecah – pecah lagi menjadi perencanaan jangka menengahm disebut pembangunan lima tahun (PELITA). Pembangunan lima tahun masih dapat dipecah – pecah menjadi perencanaan pembangunan tahunan; digolongkan ke dalam perencanaan jangka pendek.
Perencanaan jangka pendek tidak selalu diperuntukkan selama satu tahun, dapat juga kurang dari satu tahun.
Dalam perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka pendek terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lain. Dapat dikatakan bahwa perencanaan – perencanaan tersebut bersifat integral.

• Faktor – faktor yang membatasi perencanaan
Perencanaan juga mempuyai kelembahan – kelemahan. Adanya kelembahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan faktor – faktor tersebut ialah
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketahui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut – sertakan beberapa anggapan.

b. Perubahan yang sangat cepat
Suatu kehidupan perubahan yang terllau cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi / perusahaan; dapat berupa : (1) kekakuan psikologis, (2) kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan (3) kekakuan sumber daya dan dana.
• Kekakuan Psikhologis
Kadang – kadang orang kalau sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk diubah. Demikian pula cara berfikirnya.


• Kekakuan Karena adanya prosedur dan kebijakan
Sekali prosedur dan kebijakan ini dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka sulitlah untuk diubah. Ini disebabkan karena adanya perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian. Sedangkan penyesuian sangat mempengaruhi mereka secara psikologis.

• Kekakuan sumber daya dan dana
Sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas.

d. Kekakuan Eksernal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah – masalah : sosial – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya.

e. Waktu dan Biaya
Faktor biaya – biaya perlu juga diperhatikan dalam menyusun suatu perencanaan. Faktor biaya ini sangat berkaitan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula bianyanya. Jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, bianyanyapun akan lebih rendah.

• Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang baik dan tepat tidaklah muda, harus mempertimbangkan berbagai faktor yang ada terutama faktor – faktor yang mempunyai hubungan langsung maupun tidak terhadap pengambilan keputusan tersebut. Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan – tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan – tuntutan utnuk mencapai tujuan.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b. Alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat – alat seperti : (1) operation research, (2) teori probabilitas, (3) linear progamming.
Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan di atas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas – batas kewajaraan. Alat – alat tersebut adalah :

• Analisa Risiko
Setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada interaksi beberapa variabel kritis, beberapa di antaranya merupakan unsur ketidak – pastian, dan sebagian yang lain mungin memiliki tingkat probabilitas yang tinggi. Dengan deikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut :
 Biaya pengenalan
 Biaya produksi
 Investasi modal yang dibutuhkan
 Harga dan
 Market share yang dapat dicapai

• Pohon keputusan (decision tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.
PENGORGANISASIAN

• Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor – faktor fisik, yang kesemunya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor – faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan – hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.

a. Hubungan Informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan – hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan – hubungan di luar tugas / pekerjaannya, dan hubungan – hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b. Hubungan formal
Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1). Tanggung jawab
Yang dimaksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban – kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang dterima. Cara penentuan tanggung jawab secara formal ini dapat dilakukan antara lain dengan menggunakan azas kesamaan.
2). Wewenang
Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.

3). Pertanggung-jawaban
Aliran pertanggung – jawaban ini merupakan kebalikan dari atus wewenang. Kalau wewenang berasal dari pimpinan, artinya mengalir dari atas ke bawah, maka pertanggung – jwaban ini berasal dari bawahan (mengalir dari bawah ke atas).

• Pola hubungan antar komponen organisasian
Semua tugas – tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas – tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.

• Rentangan kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien.
Lyndall Urwick menyatakan bahwa jumlah bawahan yang paling tepat bagai seorang pimpinan adalah empat orang untuk tingkat atas dan dua belas orang untuk tingkat bawah. Sedangkan pendapat D\wight Eisenhower lain lagi. Ia menyatakan bahwa jumlah bawahan yang paling tepat adalah sebanyak tiga orang.
Faktor tersebut adalah frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuansi hubungan dengan pimpinannya.

b. Pendelegasian Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Kejelekan – kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendelegasian wewenang yang ada.

c. Perencanaan
Biasanya tugas – tugas bawahan digariskan di dalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk menghayatinya.

d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada. Bilamana teknik komunikasi yang baik dalam hubungannya dengan pemberian perintah dan pengarahan sudah dilakukan oleh pimpinan, maka beban pimpinan tersebut akan berkurang.

• Dasar – dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasian
Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pual jumlah bawahan atau bagian – bagian yang dipimpinnya. Hal ini akan berpengaruh pula pada ruang lingkup organisasi. Namuin demikian kesempatan untuk berkembang bagi suatu organisasi tetap ada, yaitu dengan mengadakan pengelompokan kegiatan atau aktivitas serta tenaga kerja ke dalam bagian – bagian.
Pengelompokan menjadi bagian – bagian di dala sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada suatu angka
Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran.
b. Didasarkan pada waktu
Dasar waktu untuk mengadakan pengelomppokan biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas – tugas di pabrik.

c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
Msalnya. Kegiatan – kegiatan dalam perusahaan dibagi ke dalam tiga bagiannn, yaitu Bagian Produksi, Bagian Pemasaran (termasuk penjualan) dan Bagian Keuangan.

d. Didasarkan pada luas daerah operasi
Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan caban – cabang di beberapa daerah.

e. Didsarkan pada jenis barang yang dihasilkan
Perusahaan – perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xeox) dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya.

f. Didasarkan pada jenis langganan
Langganan – langganan perusahaan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan / atau perusahaan lain. Kegiatan – kegiatan yang dilakuakkkn seperti promosi, misalnya, akan berbeda untuk masing – masing jenis langganan.

• Karakteristik Struktur Organisasi
Bentuk – bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri – ciri yang berbeda. Namn demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam organisasi
Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting menginap adanya beberapa bagian di dalamnya.
b. Fleksibel
Fleksibelitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikaan diri terhadap semua perubahan – perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya.

PENGARAHAN

• Prinsip – prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusia dala kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenangnya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena di sampaing menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia – manusia itu sendiri.
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahaaan terhadap usaha mencapai tujuan.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang – orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan.

c. Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

• Cara – cara pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip – prinsip di muka.

a. Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan pemberikan pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :
1). Tugas itu sendiri
2). Tugas lain yang ada hubungaannya
3). Ruang lingkup tugas
4). Tujuan dari tugas
5). Delegasi wewenang
6). Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7). Hubungan antara masing – masing tenaga kerja
8). Dan sebagainya

b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

• Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat tergantung kepada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan.



• Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangat mempengaruhi apakah perintah harus diberikan secara tertulis atau cukup dengan lisan saja.

• Perintah formal dan informal
Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas / aktivitas yang telah ditetapkan di dalam organisasi.
Contoh perintah informasi antara lain dapat berupa kata – kata :
”Apakah tidak lebih baik bilamana saudaa menggunakan cara ini”
”Marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai di bidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal

c. Delegasi wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
Kesulitan – kesulitan akan muncul bilamana tugas – tugas yang diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan – kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Sebagai contoh, seseorang kepala bagian pembelian mengadakaan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (Supplier).

• Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman dan Kontz.
American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia – manusia secara serasi. Definisi dari Newman lain lagi. Ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta – fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.
Dari definisi – definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang – orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata – kata, surat, kode atau simbol.
Komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud – maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :

1). Komunikasi Harus Jelas
Komunikasi yang jelas dapat dilakukan bilamana dipakai bahasa yang baik, sehingga mudah dimengerti serta tidak disalah – tafsirkan oleh si penerima

2). Prinsip Integritas
Komunikasi dapat digunakan untuk memupuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yang baik.

3). Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
Komunikasi yang efektif dapat dicapai bilamana digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada.




• Motivasi
Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tugas – tugas yang ditetapkan pasti dijalankan dengan lancar. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksananya.
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a. Motivasi Positif
Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahaan penghasilan, menciptakaan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan sebagainya. Untuk mengetahui seberapa besar tingkat kepuasan bawahanm pimpinan dapat mengadakan pendekatan pribadi secara mendalam.

b. Motivasi Negatif
Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut – nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalam hal ini, perlu diperhatikan masalah – masalah seperti berikut ini :
• Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualita seseorang.
• Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan. Untuk itu, seseorang, perlu memiliki kewenangan organisasi dan sumber pemecahan dalam bentuk kebebasan untuk menemukan sesuatu untuk menciptakan kreasi – kreasi baru.



PENGKOORDINASIAN

Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing – masing individu menyadari dan memahami akan tugas – tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha – usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itu mereka perlu mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi.

• Prinsip – prinsip koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip – prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran di dalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru di adakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi.

c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor – faktor yang ada
Masing – masing individu yang bekerja bersama – sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik di dalam bagian maupun antar bagian.

• Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Fungsi – fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoodinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koorinadi.
b. Memastikaan apakah masing – masing individu sudah mengetahui prinsip – prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

• Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasaan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan – perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Dapat pula menyangkut perubahan – perubahan besar, seperti :
a. Penyusunan kembali rencana baru.
b. Menetapkan sasaran target baru
c. Perubahan struktur organisasi
d. Perbaikan cara – cara penerimaan pegawai
e. Dan sebagainya.
Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagai manajer untuk memperkirakan gejala – gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

• Langkah – langkah Pengawasan
a. Menciptakan Standard
Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal.
Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan – satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin (machine hour), jam kerja tenaga langsung (direct labor hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebagainya. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapatan umum. Langganan, buruh dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi
Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan.
• Menghayati maalah – masalah yang dihadapi.
• Mencari kemungkinan – kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
• Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
• Menentukan cara – cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

• Syarat – syarata Pengawasan Yang Baik.
Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah dimengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan / koreks